Sidst ændret 10. november 2022
Generel procedure
- Skolen sætter en ophørsdato for en medarbejder/elev/kursist i SA-system (Lectio, LUDUS, Uddata+).
- 1-30 dage efter ophørsdato: Brugeren kan fortsat logge på med sin brugerkonto og få adgang til alle personlige data og fællesdata nøjagtig som før ophørsdatoen. Brugerens konto skjules i Office365-adresselister, Outlook og SharePoint Online.
Bemærk! "1-30 dage" gælder ikke ved Lectios ”Skift af skoleår”. Se forklaring under punktet Særlige forhold. - 31-90 dage efter ophørsdato: Brugerkontoen er deaktiveret, og brugeren kan ikke længere logge på. Brugerens data eksisterer dog fortsat og kan gendannes fra backup.
- 90+ dage efter ophørsdato: Brugerkonto, postkasse, Onedrive for Business, evt. hjemmedrev og evt. Papercut-konto slettes og kan ikke gendannes. Mails til brugerens postkasse bliver afvist med en systembesked (e-mail-adresse eksisterer ikke).
Undtagelser fra den generelle procedure
- Danske Gymnasier og ATU Øst: Medarbejdere oprettes og nedlægges via en bestillingsformular i sagsstyringssystemet, TOPdesk. Ved ophør af en medarbejder angives en ophørsdato i formularen. Derefter kører den generelle procedure for ophør.
- Frederiksberg VUC & STX, HF & VUC Horsens, HF & VUC Klar og HF & VUC Nordsjælland: Elevers/kursisters konti bliver deaktiveret 60 dage efter ophørsdato.
- HF & VUC FYN: Elevers/kursisters konti bliver deaktiveret 90 dage efter ophørsdato.
- Tornbjerg Gymnasium: Perioderne, hvor medarbejdernes konti kan anvendes, og hvor data kan gendannes, er kortere. Ophørte medarbejderes konti er aktive og kan anvendes 1-7 dage efter ophørsdato. Mulighed for gendannelse af data kan ske 8-28 dage efter ophørsdato. Konti slettes 29 dage efter ophørsdato.
Særlige forhold
- Skoler, som anvender Lectio, skal være opmærksomme på følgende:
I forbindelse med Lectios ”Skift af skoleår” ved skoleårets afslutning ændres Lectios aktive database. Elever, som netop er ophørt, fx 3g’ere, har ingen aktiviteter i den nye database, og det medfører, at deres konti til skolens netværk og til Office365 øjeblikkeligt ophører med at virke og konti og personlige data bliver slettet.
Skolen kan forhindre dette ved at sørge for, at ophørte elever, som f.eks. skal til sygeeksamen, tilmeldes en aktivitet i det nye skoleår. Dette skal skolen gøre inden "Skift af skoleår". Øvrige ophørte elever/medarbejdere skal informeres om, at de skal gemme deres personlige data i Office365 på et privat datalager, fx. en USB-stick, inden ophør/"Skift af skoleår". - Hos skoler, hvor medarbejderne har en "Nærmeste leder" i Office 365, vil en sletning af en brugerkonto udløse en mail fra Microsoft til den pågældende leder, som giver adgang til den ophørte medarbejders Onedrive for Business i 30 dage.
Specielle ønsker
Her er 4 eksempler på de mest almindelige specielle ønsker:
1. Den ophørte brugers Outlook-postkasse skal sende et autosvar eller videresende tilsendt mail
- Skolen kontakter den ophørte medarbejder, som opretter autosvar eller videresendelse.
- Den ophørte medarbejders nærmeste leder eller skolens IT-kontaktperson får adgang til postkassen og opretter autosvar eller videresendelse.
2. Brugerkonto og adgang skal lukkes straks (fx ved bortvisning)
- Skolen kontakter Servicedesk, som sætter brugerens konto som "Udløbet" i driftsfællesskabets brugerdatabase.
- Skolen sætter en ophørsdato på brugeren i SA-system.
- Herefter kører den generelle procedure for ophør (brugeren kan dog ikke benytte sin konto under hele forløbet).
3. Den ophørte brugers Outlook-mail eller Onedrive for Business ønskes bevaret
- Skolen kontakter Servicedesk og aftaler detaljer.
4. Den ophørte bruger ønskes udmeldt af særlige grupper, som ikke vedligeholdes via felter i SA-system
F.eks. Outlook-mailgruppe som distribuerer mails til skolens ledelse, eller f.eks. sikkerhedsgruppe som giver adgang til et bestemt område på skolens administrations netværksfællesdrev.
- Skolen kontakter Servicedesk og beder om, at brugeren udmeldes af de adgangsgivende grupper.