it-centerfyn logo

Henter indhold ...

Procedure ved ophør af medarbejdere/elever/kursister

Opdateret 25. april 2017

Generel procedure

  • Skolen sætter en ophørsdato for en medarbejder/elev/kursist i SA-system (Lectio, LUDUS, EASY).
  • 1-60 dage efter ophørsdato: Brugeren kan fortsat logge på med sin brugerkonto og få adgang til alle personlige data og fællesdata nøjagtig som før ophørsdatoen. Brugerens konto skjules i Office365-adresselister, Outlook og SharePoint Online.
  • 60-90 dage efter ophørsdato: Brugerkontoen er deaktiveret, og brugeren kan ikke længere logge på. Personlige data eksisterer fortsat, og der kan sendes mails til brugerens postkasse.
  • 90 dage efter ophørsdato: Brugerkonto, Outlook-mail, Onedrive for Business, evt. hjemmedrev og evt. Papercut-konto slettes. Tilsendte mails til brugerens e-mailadresse bliver afvist med en systembesked (e-mail-adresse eksisterer ikke).

SOSU Syd, SOSU Sjælland og SOSU Fyn er undtaget fra ovenstående. Oplysninger vedrørende disse 3 skolers medarbejder/kursist/elev-ophør fås ved henvendelse til skolernes egne IT-ansvarlige medarbejdere. IT-Center Fyns medarbejdere er ikke informeret om detaljer i skolernes undtagelser.
Nedenstående punkt, "Specielle ønsker", gælder dog for alle skoler i driftsfællesskabet.


Yderligere information

  • Skoler, som har indkøbt individuelle VPN-forbindelser, skal kontakte Servicedesk og afmelde forbindelsen.
  • Lectio har sin egen "oprydning". Den 1. juli hvert år starter Lectio på en frisk. Elever/medarbejdere, som ikke er aktive i det kommende skoleår, kan ikke længere "ses" af systemer, der trækker data fra Lectio. Det medfører, at elevens/medarbejderens konto og data slettes omgående (efterfølgende nat). 
  • Hos skoler, hvor medarbejderene har en "Nærmeste leder" i Office 365, vil en deaktivering af en brugerkonto udløse en mail fra Microsoft til den pågældende leder, som giver adgang til den ophørte medarbejders Onedrive for Business i 30 dage.
  • Nogle skoler ønsker øjeblikkelig ophør af en bruger og fjerner indholdet i et vigtigt felt ved brugerens stamdata i SA-systemet (fx postnummer). Det medfører, at brugerens konto og data slettes omgående (efterfølgende nat).


Specielle ønsker

Her er 5 eksempler på de mest almindelige specielle ønsker:

1. Den ophørte brugers Outlook-postkasse skal sende et autosvar

  • Skolen kontakter den ophørte medarbejder, som oprettet et autosvar.
  • Den ophørte medarbejders nærmeste leder eller skolens IT-kontaktperson får adgang til postkassen og opretter et autosvar.

2. Brugerkonto og adgang skal lukkes straks (fx ved bortvisning)

  • Skolen kontakter Servicedesk, som sætter brugerens konto som "Udløbet" i driftsfællesskabets brugerdatabase.
  • Skolen sætter en ophørsdato på brugeren i SA-system.
  • Herefter kører den almindelige procedure for ophør (brugeren kan dog ikke benytte sin konto under hele forløbet).

3. Den ophørte brugers Outlook-mail, Onedrive for Business eller hjemmedrev ønskes bevaret

  • Skolen kontakter Servicedesk og aftaler detaljer.

4. Den ophørte bruger ønskes udmeldt af særlige grupper, som ikke vedligeholdes via felter i SA-system
F.eks. Outlook-mailgruppe som distribuerer mails til skolens ledelse, eller f.eks. sikkerhedsgruppe som giver adgang til et bestemt område på skolens administrations netværksfællesdrev.

  • Skolen kontakter Servicedesk og beder om, at brugeren udmeldes af grupperne.

5. Hvis/når en bruger flytter til en anden skole i driftsfællesskabet

  • Brugerens data flytter med til den anden skole. Kun e-mailadresse og adgangsrettigheder ændres.
    Skolen kontakter Servicedesk, hvis brugerens personlige data ikke må flyttes til en anden skole i driftsfællesskabet.