Nyhedsbrev december 2020 - Sletning af Microsoft Teams Chat
Skrevet af: , 21. december 2020Chat i Microsoft Teams sker i to områder:
Teams Chat, som er den samtale der foregår i en kanal fx Generel
Private Chat, som er den samtale der foregår i det område i Teams, der hedder Chat.
Samtaler i de to chat typer kan ikke slettes udover enkelte indlæg. Det giver en udfordring rent persondatamæssigt, da personhenføre data skal slettes, hvis de ikke længere er nødvendige til de formål, de er indsamlet til. Og alle data i chatten er personhenførbare.
Chatten er, som ordet siger - en samtale. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvilken status en chat bør have. Det er en hurtig besked, som understøtter en uformel kommunikation mellem to personer eller i en gruppe, som man må forvente bliver slettet efter et stykke tid. Man skal derfor ikke anvende chatten som et arkiv, fx i forbindelse med en studievejledning eller anden dialog, som har en mere formel karakter. Det bør etableres eller flyttes til et mere formelt dokument, fx en Word fil som gemmes i et arkivsystem.
Microsoft giver ikke mulighed for at slette en chat fx en private chat mellem en lærer og en elev udover sletning af enkelte indlæg i samtalen.
Ved nedlæggelse af en bruger
Når en bruger er slettet fra vores AD (brugerdatabase) efter 90 dage vil data (samtaler, filer mm.) i private chats være slettet. Alle andre af brugerens data bliver også slettet (Mails, OneDrive filer mm). De indlæg den slettede brugeren har lavet i en Teams Chat vil dog blive i chatten, da det er en del af Teamet. Vi kan slette en bruger helt, hvis denne ønsker det af hensyn til retten til at blive glemt i persondataforordningen. Men det er en manuel proces, som vi kun igangsætter, hvis en bruger specifikt beder om det.
Derfor sletter IT-Center Fyn fra 1. februar 2021, alle chats i de to områder, Teams chat og Private chat der er ældre end 180 dage (½ år). Slettede chats kan ikke genskabes.