I takt med, at flere og flere skoler indfører nye LMS (Learning Management System), især Google Apps og Office 365, er der behov for at beskrive den lokale LMS-organisation, når skolen implementerer og efterfølgende drifter systemet. Samtidig skal samarbejdsrelationen mellem skolen og IT-Center Fyn klarlægges.
Lokal organisering
Implementeringen af et nyt LMS sker efter IT-Center Fyns erfaring i enten som et decideret IT-projekt eller som et udviklingsområde evt. med en pilottest og efterfølgende glidende udrulning. Et IT-projekt er kendetegnet ved, at der er en klar tids- og handleplan, der er udpeget en 'projekt'-leder og systemet udbredes med en klar ledelsesforankring over en kortere eller længere periode.
For begge implementeringsmetoders vedkommende udpeger skolen en LMS-ansvarlig, som er IT-Center Fyns single-point-of-contact omkring LM-systemerne.
Skolen kan vælge at anvende LMS på mange måder. Det er op til skolen selv at vælge, hvordan LMS bringes i anvendelse. Her kan erfaring fra andre skolers projekter med fordel bringes i spil. Det kræver god organisering, planlægning og medarbejderinddragelse samt en solid ledelsesforankring at få et nyt LMS til at blive et godt undervisningsværktøj.
Den lokale tekniker skal inddrages i projektet og være det tekniske forbindelsesled i samarbejdet med skolens LMS ansvarlige og Cloud Teamet i IT-Center Fyns centrale IT og leverandøren af LMS systemet; Wizkids, WebTop eller InLogic. Mere specifikt kan den lokale teknikers opgave beskrives således:
- Deltage i møder med leverandøren vedr. design og hold-skabeloner
- Deltage i møder med det udvalg skolen har nedsat til at støtte implementeringen af systemet.
- Oprettelse af undersites og undersider
- Hjælpe med at sætte rettigheder på sites, apps og dokumenter
- Hjælpe lærere med indretning af hold-sites
- Hjælpe lærere med OneDrive-synkronisering, herunder synkronisering af SharePoint hold-sites
- Udarbejde vejledninger
- Deltagelse i workshops med IT-vejledere for lærere
En særlig udfordring for Office 365 er skolernes valg at støtteapplikationer (apps) til Office 365. Implementeringen af apps kan for IT-Center Fyns Cloud-administrator være alt fra næsten intet arbejde til en tidskrævende større opgave. Proceduren for behandling af en app er: Den indmeldes til IT-Center Fyns servicedesk af den lokale tekniker med så meget information som muligt. Herefter behandler Team Cloud opgaven som en 'change' - et ændringsønske efter de normale procedurer. Hvis opgaven er omfangsrig kan det betyde betaling for anvendte timer hos IT-Center Fyn eller eksterne konsulenter. Dette gøres klart tidligt i forløbet.
Uddannelse
Uddannelsen af personalet skal indtænkes fra start, hvis indførelse af et nyt LMS skal være en succes. Især skal personalets nuværende kompetencer, som er på forskellige niveauer, tages i betragtning ved uddannelsens planlægning. Og uddannelsen skal tilrettelægges så den foregår både før, under og især efter implementeringen.
Faglige netværk
Skolerne kan gøre brug af erfaringer med Office 365 og Google Apps fra andre skoler i partnerfællesskabet. IT-Center Fyn formidler gerne denne kontakt. Derudover vil anvendelsen og sparring omkring de to LM-systemer indgå i de eksisterende netværk: Digitale SOSU-skoler og Pædagogisk IT i gymnasiet, HF og VUC.
… og endelig
Det er vigtigt for skolen at forstå, at implementering af et nyt LMS ikke er som at få en ny vaskemaskine. Det er bøvlet, systemerne gør ikke som de forventes, ændringer sker uden varsel fra leverandøren, så derfor er det vigtigt at bevare optimismen og troen på, at det nok skal blive godt på trods af diverse bump på vejen.