it-centerfyn logo

Henter indhold ...

Procedure ved ophør


Generel procedure

  • Skolen sætter en ophørsdato for en medarbejder/elev/kursist i SA-system (Lectio, LUDUS, EASY).
  • 1-60 dage efter ophørsdato: Brugeren kan fortsat logge på med sin brugerkonto og få adgang til alle personlige data og fællesdata nøjagtig som før ophørsdatoen. Brugerens konto skjules i Office365-adresselister, Outlook og SharePoint Online.
  • 60-90 dage efter ophørsdato: Brugerkontoen er deaktiveret, og brugeren kan ikke længere logge på. Mails til brugerens postkasse bliver afvist med en systembesked (e-mail-adresse eksisterer ikke). Brugerens data eksisterer dog fortsat og kan gendannes fra backup.
  • 90 dage efter ophørsdato: Brugerkonto, postkasse, Onedrive for Business, evt. hjemmedrev og evt. Papercut-konto slettes og kan ikke gendannes.

SOSU Syd og SOSU Fyn er undtaget fra ovenstående. Oplysninger vedrørende disse 2 skolers medarbejder/kursist/elev-ophør fås ved henvendelse til skolernes egne IT-ansvarlige medarbejdere. IT-Center Fyns medarbejdere er ikke informeret om detaljer i skolernes undtagelser.
Nedenstående punkt, "Specielle ønsker", gælder dog for alle skoler i driftsfællesskabet.


Yderligere information

  • Lectio har sin egen særlige "oprydning" i forbindelse med et nyt skoleårs start.
    Elever/medarbejdere, som ikke er aktive i det kommende skoleår, kan ikke længere "ses" af driftsfællesskabets brugerhåndteringssystem, UMS, der trækker data fra Lectio.
    Det medfører, at elevens/medarbejderens konti og adgang til skolens systemer lukkes straks (efterfølgende nat). 30 dage derefter slettes al data, som er tilknyttet kontoen.
    Nogle skoler aktiverer oprydningen i Lectio umiddelbart før sommerferien - andre gør det umiddelbart efter.
  • Skoler, som har indkøbt individuelle VPN-forbindelser, skal kontakte Servicedesk og afmelde forbindelsen.
  • Hos skoler, hvor medarbejderene har en "Nærmeste leder" i Office 365, vil en deaktivering af en brugerkonto udløse en mail fra Microsoft til den pågældende leder, som giver adgang til den ophørte medarbejders Onedrive for Business i 30 dage.

Specielle ønsker

Her er 4 eksempler på de mest almindelige specielle ønsker:

1. Den ophørte brugers Outlook-postkasse skal sende et autosvar

  • Skolen kontakter den ophørte medarbejder, som opretter et autosvar.
  • Den ophørte medarbejders nærmeste leder eller skolens IT-kontaktperson får adgang til postkassen og opretter et autosvar.

2. Brugerkonto og adgang skal lukkes straks (fx ved bortvisning)

  • Skolen kontakter Servicedesk, som sætter brugerens konto som "Udløbet" i driftsfællesskabets brugerdatabase.
  • Skolen sætter en ophørsdato på brugeren i SA-system.
  • Herefter kører den almindelige procedure for ophør (brugeren kan dog ikke benytte sin konto under hele forløbet).

3. Den ophørte brugers Outlook-mail, Onedrive for Business eller hjemmedrev ønskes bevaret

  • Skolen kontakter Servicedesk og aftaler detaljer.

4. Den ophørte bruger ønskes udmeldt af særlige grupper, som ikke vedligeholdes via felter i SA-system
F.eks. Outlook-mailgruppe som distribuerer mails til skolens ledelse, eller f.eks. sikkerhedsgruppe som giver adgang til et bestemt område på skolens administrations netværksfællesdrev.

  • Skolen kontakter Servicedesk og beder om, at brugeren udmeldes af grupperne.