|
Servicens navn
|
Elektronisk sags- og dokumenthåndtering: Docunote fra Intranote
|
|
Beskrivelse og målsætning
|
Formålet med servicen er at tilbyde skolerne et EDSH-system til håndtering af dokumenter og sagsstyring fra oprettelse, sikker afsendelse til arkivering og sletning. Systemet har rettighedsstyring med log, så det overholder retningslinjerne i EU's persondataforordning.
Docunote-installationen hos IT-Center Fyn afvikles på servere, som er en integreret del af vores system. Det betyder, at der er en sikker og automatisk integration af brugerdata fra skolens studieadministrative system.
Serverne ligger bag IT-Center Fyns firewall, de er beskyttet med antivirus-software og de overvåges af IT-Center Fyns centrale Servicedesk.
|
|
Interessenter og ansvarsfordeling
|
Intranote er ansvarlig for installation og vedligeholdelse af Docunote-software på de servere, som driftes hos IT-Center Fyn.
Partnerskolen er ansvarlig for uddannelse af medarbejdere i brugen af Docunote.
Partnerskolen udpeger en Docunote-ansvarlig, som er skolens administrator på systemet.
Partnerskolen er ansvarlig for, at brugernes stamdata er angivet korrekt i det studieadministrative system. Disse data bruges til oprettelse af brugerkonti i Docunote.
IT-Center Fyn er ansvarlig for driften af de servere, som hoster Docunote-installationer, og for installationen af Docunote-software på skolens computer.
Der udføres daglig backup af serverne. Backup'en gemmes i 31 dage.
|
|
Aftaleforhold og forudsætninger
|
Partnerskolen betaler Intranote for software-licenser og det tilhørende supportabonnement.
Partnerskolen betaler IT-Center Fyn for driften af de servere, som bruges af Docunote.
|
|
Support
|
Intranote hjælper brugerne med alt vedrørende brugen af og fejlfinding på Docunote.
Skolens lokale tekniker eller Servicedesk hjælper, hvis der er problemer med brugerkonti og login.
Servicedesk hjælper, hvis der er problemer med de servere, som hoster Docunote-installationen.
|
|
Kommunikation
|
Vedr. Docunote: Partnerskolen kontakter Intranote
Brugerkonti og serverdrift: Kontakt skolens lokale IT-tekniker eller IT-Center Fyns centrale Servicedesk
Se også dette diagram: Kommunikation vedrørende support
|
|
Procedurer
|
IT-Center Fyn har en samarbejds- og prisaftale inkl. supportabonnement med Intranote for alle partnerskoler.
Installation, hosting og support i forbindelse med Docunote-serveren er et tilkøb.
Det er vigtigt at kontakte IT-Center Fyn først, inden man går i gang og f.eks. indhenter tilbud hos Intranote.
|
|
Referencer
|
Docunote: www.intranote.com
|
|
Revisionsspor
|
Service Level Agreement for "Elektronisk sags- og dokumenthåndtering: Docunote fra Intranote" er ændret 27. november 2017
|
