Microsoft Office 365 - mail og kalender

Servicens navn

Microsoft Office 365 - mail og kalender

Beskrivelse og målsætning

Formålet med servicen er at tilbyde skolerne et professionelt mail- og kalendersystem, som kan bruges på computere, mobiltelefoner, tablets, og som er tilgængelig hele døgnet alle ugens dage.

IT-Center Fyn anvender Microsoft Office 365 mail- og kalender-løsning som standard.
Løsningen er en del af grundydelsen til partnerskolerne.

Microsoft Office 365-tjenester kan tilgås af de fleste enheder - computere, mobiltelefoner, tablets - uafhængigt af netværksudbyderen.

Overvågning og logning af synkroniseringen mellem vores datacenter og Microsoft Office 365 sikrer optimal kvalitet og stabilitet af servicen.

Servicen indeholder mulighed for afsendelse af sikker, krypteret mail via OME (Office Message Encryption) - se link under referencer.

Servicen omfatter postkasser og kalendere, der er tilknyttet den enkelte bruger (brugerpostkasser) og postkasser og kalendere, der er tilknyttet skolen (funktionspostkasser).

Servicen omfatter også distributionslister til mail-afsendelse, Microsoft Office 365-grupper til teamsamarbejde, og vedligeholdelse af skolens globale adresseliste.

Interessenter og ansvarsfordeling

Skolen er ansvarlig for, at brugernes stamdata er angivet korrekt i det studieadministrative system. Disse data er grundlaget for oprettelse af brugerpostkasser.

Skolen er ansvarlig for at oplyse IT Center Fyn om, hvem der skal have adgang til skolens funktionsbrugerpostkasser, og for at levere de nødvendige data i forbindelse med oprettelsen af disse.

Skolen har ansvaret for at gemme data fra bruger- og funktionspostkasser inden disse nedlægges.

IT Center Fyn er ansvarlig for systemdrift, fejlsøgning på Microsoft Office 365 mail og kalender, og for oprettelse af supportsager hos Microsoft.

Skolens licenser til Microsoft Office 365 er en del af grundydelsen. IT Center Fyn administrerer licenser og betalinger i forhold til Microsoft Office 365.

Aftaleforhold og forudsætninger

Microsoft Office 365 mail og kalender er den eneste mail- og kalenderservice, som IT-Center Fyn tilbyder. Skolens ansatte/elever/kursister har en postkasse og en kalender, så længe de er tilknyttet skolen og aktive i skolens studieadministrative system.

Funktionspostkasser oprettes manuelt efter behov.

IT Center Fyn forudsætter, at skolens ansatte/elever/kursister har et grundlæggende kendskab til Microsoft Office 365 mail og kalender. De bør f.eks. selv kunne dele deres kalender med andre.

Ønsker skolen at anvende et alternativt mail/kalender-system, som udbydes af en anden leverandør, kan det udløse et særligt og ekstra vedligeholdelsesarbejde for IT-Center Fyns teknikere. Dette arbejde betragtes som et tilkøb.

Support

Skolens lokale IT-tekniker og den centrale Servicedesk hjælper med brugen af Microsoft Office 365 mail og kalender og grundlæggende fejlfinding.

Den centrale IT-support står for den udvidede fejlfinding og kontakten med Microsoft.

Kommunikation

Kontakt skolens lokale IT-tekniker eller IT-Center Fyns centrale Servicedesk
Se også dette diagram: Kommunikation vedrørende support

Procedurer

Brugerpostkasser til ansatte/elever/kursister oprettes via UMS og data hentes fra skolens studieadministrative system. Mailadresser må ikke indeholde specielle tegn som f.eks. æ, ø eller å.

Funktionspostkasser og distributionslister oprettes, vedligeholdes og nedlægges af Servicedesk. Skolen bestiller ændringer ved at kontakte Servicedesk.

Referencer

Service Level Agreeement for Håndtering af brugerkonti
IT-Center Fyns Procedure ved ophør af skolernes medarbejdere.
OME - Office Message Encryption: Databeskyttelsesforordningen-skolerne - Mail og Onedrive

Revisionsspor

 Service Level Agreement for "Mail og kalender" er ændret 18. september 2018