Persondatasupport - en brugervenlig onlineløsning til efterlevelse af Databeskyttelsesforordningen
Skrevet af: , 28. maj 2021Den 25. maj 2021 havde databeskyttelsesforordningen også kaldet GDPR 3 års fødselsdag. Meget er sket siden 2017 og 2018, hvor vi i samarbejde implementerede forordningen på de skoler, som var med i projektet ”Styr på persondata”. De fleste af jer er nu efterfølgende med i DPO-ordningen. Der er skoler, som er trådt ud af ordningen, og der er skoler, som er kommet til.
Afgørelser og nye vejledninger fra Datatilsynet samt Schrems II dommen fra EU domstolen viser, at GDPR er et område, der er i en fortløbende udvikling. Der er kommet mere afklaring om fortolkning af reglerne og deres arbejdsmæssige omfang. Således er der fx krav om, at der kontinuerligt skal ske risikovurdering af processer og systemer, kontrol af databehandlere, ajourføring af fortegnelser, dokumenter til opfyldelse af oplysningsforpligtelsen og procedurebeskrivelser. Alle opgaver, som I i jeres rolle som dataansvarlige på skolerne er forpligtede til at varetage for at leve op til databeskyttelsesforordningens krav.
Indtil nu har I løst disse opgaver i Excel og Word. Set i lyset af opgavernes omfang har jeg undersøgt, om det er muligt at få ”sat lidt mere strøm til”, så opgaverne hos jer kan løses på en mere effektiv og overskuelig måde. Valget er faldet på GDPR-portalen fra Persondatasupport, som kort blev præsenteret på styregruppemødet i april måned. Efterfølgende har vi haft et opfølgende møde, hvor I er blevet nærmere præsenteret for portalen. Der deltog en repræsentant fra en skole, der anvender portalen, og en repræsentant fra Persondatasupport. Jeg har noteret, at den overvejende del af jer har valgt, at I vil købe GDPR-portalen, som der er forhandlet en fordelagtig pris på. For de af jer, som ikke har tilvalgt portalen på nuværende tidspunkt, er der mulighed for at købe den til samme pris og aftalevilkår, hvis I på et senere tidspunkt skulle ønske det.
Hvordan kommer I så i gang med at bruge GDPR-portalen? Lige nu er vi i gang med at få det kontraktuelle på plads og få skoler oprettet på portalen. Herefter er tanken, at Fie vil bruge portalen i det videre arbejde med risikovurderinger og kontrol med databehandlere. Dette er en fordel for alle, da portalen gør det muligt bl.a. automatisk at dele og kopiere risikovurderinger og kontrol af databehandlere til relevante skoler. Dog vil det være nødvendigt, at I tilpasser dem, så de afspejler virkeligheden på jeres skole. Ligeledes er det tanken, at regnearkene udarbejdet for skolerne i 2017 og 2018, lægges ind centralt hos IT-Center Fyn og deles med de relevante skoler. Disse vil I også skulle ajourføre på den enkelte skole. At I indfører portalen betyder ikke, at I skal lave allerede udarbejdede retningslinjer og procedurer på ny. De kan uploades til portalen. Der følger også skabeloner med, som I kan anvende ved fx nye procedurebeskrivelser. Hertil kommer, at I kan lægge jeres eget interne årshjul for løbende GDPR-opgaver ind, og I kan få et samlet overblik over hvor langt I er med de enkelte opgaver. Dog er GDPR-portalen ikke et quick-fix. Erfaringer fra Persondatasupport viser, at det som minimum tager 1 år at implementere GDPR-portalen fuldt ud – der er flere funktioner i portalen, end jeg har været inde på her, og der sker en løbende udvikling af den i takt med, at området udvikler sig.
Vi er opmærksomme på, at ikke alle skoler har valgt GDPR-portalen, og der derfor selvfølgelig også er behov for bistand til at løse GDPR-opgaver i den hidtidige ramme. Et arbejde vi forventer at koordinere med arbejdet med GDPR-portalen
Endelig vil jeg nævne, at vi har indkøbt awareness-modulet fra Persondatasupport, som en del af selve DPO-ordningen. Derfor vil alle skoler i ordningen få adgang til denne.